Философия Гороскопы Отношения Путешествия Косметика Праздники Автомобили Школьники Детское здоровье Вышивка Красота и Здоровье
Лучшие статьи

Как правильно оформить документы при направлении работника в командировку на служебном автомобиле без водителя? | Вопросы и ответы

Вопрос

Как правильно оформить документы при направлении заместителя директора в командировку на служебном автомобиле? Едет без водителя - сам за рулем. Надо ли в этом случае оформлять путевой лист?

Ответ

Путевой лист на автомобиль, на котором ездит только сам работник организации без грузов, составлять необязательно. Расходы на ГСМ в этом случае можно обосновать первичным учетным документом свободной формы, в котором будут указаны экономически обоснованные цели поездок, а также будут содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Подтверждающими документами могут быть чеки, талоны, квитанции и т.д.

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В соответствии с п. 14 ст. 2 Устава путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Соответственно, если нет перевозок пассажиров, багажа и грузов, то нет необходимости в заполнении путевого листа. В соответствии со ст. 2 Устава багаж - вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке; груз - материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке; пассажир - физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства.

Соответственно, если работник едет только один и без груза, то не запрещается осуществление управление легковыми автомобилями без оформления путевого листа. Однако путевой лист поможет Вам обосновать размер расходов на выплату в пользу работника сумм за приобретенные ГСМ.

Оформлять в этом случае нужно только общие документы на командировку: служебное задание, командировочное удостоверение и приказ о направлении в командировку, в котором желательно отразить и то, что работник следует в командировку на личном автотранспорте и обязанность бухгалтерии компенсировать расходы работника на приобретение ГСМ в период командировки.

Если кроме стоимости ГСМ работнику будут возмещаться иные расходы, связанные с использованием личного автомобиля, то целесообразно размер компенсации прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору и дополнительно закрепить в приказе на командировку ( если ранее не оформлялись документы на использование личного транспорта работка в интересах работодателя) .

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку?

Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.* Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

  • Facebook
  • Вконтакте
  • Одноклассники
  • Google+
  • LinkedIn
  • LiveJournal
  • Мой мир

В сведениях о транспортном средстве приводятся:

  • тип и модель автомашины;
  • государственный регистрационный знак;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров предоставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Также в путевом листе должны отражаться:

  • марка, количество выданного топлива;
  • остаток топлива при выезде и по возвращении;
  • расход топлива по норме и фактический;
  • экономия либо перерасход топлива.

Руководство службы государственной статистики рекомендовало заполнять раздел «Движение горючего» путевого листа в полном объёме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов (письмо Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257). На основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега, списываются расходы на ГСМ по кассовым чекам, талонам или другим документам.

В бухгалтерском учёте списание ГСМ производится на основании данных о фактическом расходе топлива. Расход определяется исходя из пробега автомобиля, который указывается в путевом листе. В организации должен существовать распорядительный документ, утверждающий нормы расхода топлива для каждой марки и модификации автомобиля. Возможно использование фактических показателей израсходованных ГСМ, если таковые определены документом. При утверждении норм расхода можно обратиться к величинам, приведённым в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р) (далее — нормы расхода топлива).

Оборотная сторона путевого листа содержит раздел, предназначенный для отражения информации о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Отражение в бухгалтерском учёте

Вернувшись из командировки, командированный сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчёт (в качестве такового может использоваться унифицированная форма авансового отчёта № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55)) об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение 3 рабочих дней и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 положения по командировкам). К авансовому отчёту прилагаются:

  • командировочное удостоверение;
  • путевой лист с документами, подтверждающими расходы по эксплуатации автомобиля в командировке (чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля, квитанции об уплате сборов и др.);
  • документы о найме жилого помещения;
  • документы, подтверждающие осуществление иных расходов, связанных с командировкой.

Упомянутый пункт 26 положения по командировкам предписывает сотруднику представить в письменной форме отчёт о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя. В форме № Т-10а для этого предусмотрен специальный раздел.

Если к документам, приложенным к авансовому отчёту, которые подтверждают осуществлённые в командировке расходы, замечаний нет, то авансовый отчёт принимается к бухгалтерскому учёту в момент утверждения отчёта.

Затраты на командировки, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н) и отражаются по дебету счетов учёта затрат:

Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 71

— списана сумма командировочных расходов.

Обратите внимание, что все гарантии и компенсации, которые связаны с
направлением сотрудника в командировку и установлены Трудовым кодексом,
действуют только в отношении сотрудников компании, которые заключили с
работодателем трудовой договор.

Какими документами правильно оформить служебную командировку

Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте.

Условие 2. Работодатель согласен на такой способ проезда в командировку.

Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов.

Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

ПРИМЕР

Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.

На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга…

Арбитражные суды придерживаются иного мнения. Например, в Постановлении ФАС СЗО от 23.01.2006 N А26-610/2005-210 отмечено, что Постановление N 92 устанавливает нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль.

Кроме того, указано, что в тех случаях, когда законодательство предусматривает применение нормативов, установленных для исчисления одного налога, к другому налогу, используется прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В ст. 217 НК РФ такая отсылка к нормам гл. 25 НК РФ отсутствует. Поэтому в данной ситуации невозможно применение налогового законодательства по аналогии, поскольку это противоречило бы положениям ст. 3 НК РФ, согласно которым акты законодательства о налогах и сборах должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить. Любые неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах должны толковаться в пользу налогоплательщика.

Следовательно, установленный соглашением работника с работодателем размер компенсации и является нормой, в пределах которой она освобождается от обложения НДФЛ. Однако указанная позиция может привести к спору с налоговыми органами.

Единый социальный налог. Согласно ст. 238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с возмещением расходов. Аргументы, приведенные выше в целях исключения компенсационных выплат из налоговой базы по НДФЛ, применимы и при освобождении данных выплат от обложения ЕСН. Кроме того, суммы компенсаций, превышающие законодательно установленные нормы, также не облагаются ЕСН, поскольку не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

На основании вышесказанного можно сделать следующий вывод. Работнику, использующему в командировке личный автотранспорт, все затраты по его эксплуатации возмещаются выплатой компенсации. Такое оформление отношений по возмещению затрат по использованию личного транспорта работника, как выплата компенсации, можно предусматривать в том случае, когда нормируемая сумма покрывает затраты по содержанию этого транспорта. Предъявлять к возмещению какие-либо дополнительные расходы (по проезду до места командировки и обратно) в этом случае не следует. Даже если возмещение таких расходов предусмотрено коллективным договором учреждения, их сумма не может быть учтена при расчете налога на прибыль.

Сотруднику учреждения образования за использование его личного автомобиля в служебных целях приказом руководителя назначена выплата компенсации в размере 2000 руб. (объем двигателя свыше 2000 куб. см). Выплата компенсации производится за счет средств, полученных от внебюджетных источников.

Данные операции в бухгалтерском учете отражаются следующими проводками:

---------------------------------------T-------------------T-------------------T-------------------¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, руб. ¦
+--------------------------------------+-------------------+-------------------+-------------------+
¦Начислена сумма компенсации на основа-¦ 2 106 04 340 ¦ 2 302 02 730 ¦ 2000 ¦
¦нии приказа руководителя ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+-------------------+-------------------+-------------------+
¦Начислен НДФЛ на сумму, превышающую¦ 2 302 02 830 ¦ 2 303 01 730 ¦ 65 ¦
¦норму, установленную Постановлением¦ ¦ ¦ ¦
¦N 92 (2000 - 1500) руб. х 13% ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+-------------------+-------------------+-------------------+
¦Произведена выплата компенсации из¦ 2 302 02 830 ¦ 2 201 04 610 ¦ 1935 ¦
¦кассы учреждения (2000 - 65) руб. ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+-------------------+-------------------+-------------------+
¦Перечислена в бюджет сумма НДФЛ ¦ 2 303 01 830 ¦ 2 201 01 610 ¦ 65 ¦
L--------------------------------------+-------------------+-------------------+--------------------

Сумма, превышающая норматив, в размере 500 руб. (2000 - 1500) не будет учтена при исчислении налога на прибыль.

Аренда автомобиля у сотрудника

Другим видом оформления возмещения расходов работника по эксплуатации его личного автотранспорта в служебных целях является заключение договора аренды. Согласно ст. 606 ГК РФ по договору аренды работник обязуется предоставить учреждению автотранспорт за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Договор составляется в письменной форме независимо от срока аренды автомобиля.

Договор аренды автотранспорта предусматривает внесение организацией арендной платы, которая относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Согласно Письму Минфина России от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/81 затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В п. 1 ст. 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Все мы люди, и понимаем, что иногда бывают в командировке форс-мажоры: поломался транспорт, заболел, плохая погода, заболел. Эти уважительные причины задержки в служебной поездке сотруднику тоже желательно отразить в своей записке. Ведь за время задержки ему надо будет выплатить суточные, а также и возместить затраты на проживание (пункты 21, 19, 14 Положение № 749).

Если сотрудник был болен, ему выплачивают пособие (если есть листок нетрудоспособности). Но средний заработок за эти не сохраняется (пункт 25 того же Положения).

2014 г.

  1. Хочу все знать: расходы на командировку, № 19
  2. Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте, № 15
  3. Командировка в Крым переходного периода: определяемся с курсом пересчета гривны, № 13
  4. Неоднозначные командировочные расходы и их учет, № 13
  5. Командировочные билеты куплены через агента: смотрим, что с НДС и прибылью, № 12
  6. В командировку на личном авто? Легко!, № 5
  7. Недоедал, недосыпал, пил только чай..., № 4
  8. Командировка от двух работ: основной и по совместительству, № 4
  9. Совместитель едет в командировку: что со второй работой?, № 3

2013 г.

  1. Работник едет в командировку, № 8
  2. Как оплатить «командировку» учредителя общества, № 4
  3. Нетрезвый в командировке, № 1

2012 г.

  1. Командировки без суточных, № 21
  2. Включать ли командировочные расходы в стоимость ОС, № 19
  3. За тридевять земель по делам: учет командировочных расходов, № 16
  4. Несчастный случай в командировке, № 7

2011 г.

  1. «Путешествия» по службе: решаем командировочные вопросы, № 20
  2. Налоговые последствия длительной загранкомандировки, № 16
  3. Как оплачивать командировку, если командированному установлен особый режим работы, № 8
  4. Можно ли учесть расходы, если на командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии, № 2
(голосов:0)
Похожие статьи:
Какие документы нужны для прохождения техосмотра

Основной и главной задачей прохождения техосмотра для всех автомобилей является обеспечение безопасности на дорогах. Для повышения уровня безопасности и упрощения, бюрократических не нужных процедур во время его прохождения, была проведена реформа ТО в январе 2012 года. На основании ее был отменен талон ТО, а также появилась диагностическая карта, которую необходимо предоставлять при обязательном страховании.


как утилизировать автомобиль без документов

Как правило утилизация старого автомобиля процесс не из простых и требует к себе внимательного подхода. Но все связанные сложности связанные с сдачей отслужившего свое авто «в утиль» с лихвой окупаются полученной выгодой при покупке нового автотранспорта. Благодаря новой госпрограмме утилизации 2016-го года станет возможно сэкономить при приобретении нового автомобиля от 40 000 до 350 000 рублей, при этом ни о каких особенных требований к возрасту или сроку владения авто на данный момент не предусматривается.


Как получить полис ОМС нового образца
  1. Что надо знать о полисе ОМС нового образца

  2. Порядок получения (выдачи) полиса ОМС нового образца

  3. Документы, необходимые для получения полиса обязательного медицинского страхования

  4. Когда надо заменить (переоформить) полис

  5. Как получить полис на ребенка

  6. Где получить полис

  7. Какую мед помощь можно получить бесплатно

  8. Полезные ссылки


Комментарии к статье В командировку на машине:


2015-2016